História de uma reunião sem fim
A reunião está marcada para iniciar às 14h30, o tempo passa e
nada de iniciar. Vejo a impaciência no rosto das pessoas que
aguardam. Enfim, às 15h30 a reunião tem início.
A pauta é lida, só então os participantes ficam cientes do
conteúdo da reunião.
Seguimos, não vejo ninguém controlando tempo ou registrando o
que está sendo decidido e muito menos avaliando quem seriam os
responsáveis pelas ações, me pergunto: como será feito o
acompanhamento destas ações? Será feito?
A palavra fica solta, cada um pode falar o quanto desejar sobre o
que desejar, olho a minha volta e vejo olhares entediados, gente
se remexendo na cadeira, conversas paralelas, alguns já
distraídos no celular e dedos tamborilando sobre a mesa.
Informações irrelevantes e as fugas do foco recheiam a reunião.
Cheguei a ouvir um relatório onde a informação mais enfatizada foi
o nome dos participantes da equipe de trabalho e quem era
suplente de quem, com nome e sobrenome citado e recitado.
E o relógio correndo, já passam das 17h30 e ainda não chegamos
a metade da pauta, alguns começam a pedir licença e outros
chacoalham as pernas em sinal de impaciência.
Alguns assuntos complexos não tem uma decisão, geraram
polêmica, não há consenso, então se passa para o próximo item.
As falas sem fim continuam, o relógio cor rendo e a
improdutividade reina solta.
Já viu algo semelhante? Reuniões produtivas tem:
• PONTUALIDADE de INÍCIO E TÉRMINO,
• PAUTA CONHECIDA e distribuída ANTECIPADAMENTE,
• TEMPO determinado e conhecido por todos para discussão
de CADA ASSUNTO, com alguém responsável por ser o
guardião deste tempo,
• ANOTAÇÕES DURANTE A REUNIÃO DAS DECISÕES
TOMADAS COM SEUS RESPONSÁVEIS E PRAZOS,
• FOCO nos pontos da pauta e OBJETIVIDADE para que seja
tomada as decisões necessárias.
Com práticas assim, haveria a percepção do respeito pelo
tempo e pelas pessoas e menos impaciência no ar.
Te desejo reuniões produtivas e focadas!!!
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